Piano di lavoro e responsabilità

Questa pagina distingue i contributi richiesti al cliente, le responsabilità di Vinova e le decisioni da prendere congiuntamente. Il piano temporale è indicativo e dovrà essere confermato dopo la selezione dei primi Topic e la verifica dei materiali disponibili.

Contributi richiesti al cliente

Casi reali

Per ogni Topic selezionato sono richiesti, quando disponibili:

• codice e titolo del Topic;
• documenti ufficiali utilizzati durante la candidatura;
• proposta presentata e relativi allegati;
• esito della candidatura;
• punteggi ed Evaluation Summary Report;
• commenti o indicazioni ricevuti dai valutatori;
• materiali preparatori utili a comprendere le decisioni prese.

È utile includere sia proposte finanziate sia proposte non finanziate. I due insiemi permettono di osservare approcci efficaci, criticità e valutazioni differenti. L'esito, da solo, non dimostra tuttavia la qualità di ogni singola parte della proposta.

Griglie e valutazioni

Per costruire il successivo ciclo di qualità sono richiesti anche:

• griglie ufficiali applicabili ai programmi e ai Topic selezionati;
• criteri, sottocriteri e scale di punteggio;
• soglie minime e condizioni che impediscono il finanziamento;
• griglie interne eventualmente utilizzate per la revisione delle proposte;
• valutazioni compilate, punteggi e commenti ricevuti;
• indicazioni utilizzate dai revisori interni, quando documentate.

Le griglie devono essere collegate al programma, al tipo di azione e al periodo corretto. Non verrà considerata automaticamente valida per un nuovo Topic una griglia utilizzata in una candidatura precedente.

Persone e disponibilità

Il cliente individua:

• esperti biotecnologi per le revisioni indipendenti;
• un responsabile scientifico per i casi controversi;
• persone che conoscano i Topic e le proposte selezionate;
• un referente per priorità, calendario e approvazione dei risultati.

Materiale per il metodo di scrittura

Sono inoltre richiesti:

• registrazioni delle lezioni dedicate alla scrittura e alla gestione delle proposte;
• trascrizioni già disponibili;
• dispense, presentazioni, esempi ed esercitazioni collegati alle lezioni;
• materiale adottato per applicare la metodologia PM²;
• eventuali modelli di documento o strutture già utilizzate dal gruppo.

Le lezioni e la metodologia PM² saranno utilizzate per costruire il metodo di composizione della proposta dopo la copertura dei requisiti. Non sostituiscono i documenti ufficiali del Topic e non determinano quali requisiti siano applicabili.

Prima dell'acquisizione, il cliente conferma per ogni materiale:

• il diritto a utilizzarlo per il progetto;
• le persone autorizzate ad accedervi;
• il livello di riservatezza;
• eventuali limiti di conservazione, trascrizione o rielaborazione.

Calendario delle consegne iniziali

Quando	Materiale richiesto
Prima dell'avvio	Referente, disponibilità degli esperti e primo elenco dei Topic candidati
Settimane 1–2	Primo gruppo di casi reali, documenti ufficiali, proposte, esiti ed Evaluation Summary Report
Settimane 1–2	Griglie ufficiali, criteri, scale di punteggio e soglie disponibili
Settimane 1–4	Registrazioni delle lezioni, trascrizioni, dispense e materiale PM² autorizzato
Settimane 3–4	Secondo gruppo di casi, griglie interne ed esempi aggiuntivi necessari a coprire le lacune emerse
Durante il progetto	Nuovi casi e chiarimenti richiesti dalle revisioni, concordati con il referente

La puntualità delle prime consegne condiziona direttamente le date delle versioni utilizzabili. Un caso privo dei documenti ufficiali o delle autorizzazioni necessarie non può entrare nel campione di riferimento.

Responsabilità di Vinova

Vinova è responsabile di:

• progettare e sviluppare la piattaforma;
• organizzare i documenti e conservarne origine e versione;
• realizzare l'interfaccia per revisione, collaborazione e controllo della copertura;
• trasformare le decisioni degli esperti in un riferimento misurabile;
• predisporre benchmark e controlli di qualità;
• proteggere i dati secondo la classificazione concordata;
• utilizzare servizi esterni soltanto quando il contenuto e le autorizzazioni lo consentono;
• predisporre modelli in ambiente controllato per i dati riservati;
• documentare risultati, limiti e decisioni rilevanti;
• correggere e migliorare il sistema sulla base delle verifiche concordate.

Vinova non decide autonomamente se un'interpretazione scientifica sia corretta, se una proposta sia pronta per la presentazione o quale scelta progettuale debba essere adottata dal consorzio.

Responsabilità condivise

Cliente e Vinova definiscono insieme:

• Topic iniziali e loro utilizzo nel campione;
• linee guida di interpretazione;
• priorità tra precisione, completezza e tempi;
• soglie minime per procedere alla fase successiva;
• criteri per considerare coperto un requisito;
• trattamento dei casi ambigui;
• modalità di utilizzo delle proposte precedenti e del materiale formativo;
• calendario delle revisioni e delle dimostrazioni;
• accettazione dei risultati di ciascuna fase.

Gantt indicativo

La seguente pianificazione usa settimane relative all'avvio. Le durate saranno aggiornate dopo l'inventario dei materiali e la conferma della disponibilità degli esperti.

Attività	1–2	3–4	5–6	7–8	9–10	11–12	13–16	Oltre
Consegna casi reali e documenti ufficiali	●	●
Consegna griglie e valutazioni disponibili	●	●
Inventario Topic, proposte, valutazioni e lezioni	●	●
Regole di accesso e classificazione dei materiali	●	●
Fase 0 — Golden Dataset pilota	●	●	●	●
Revisioni indipendenti e risoluzione disaccordi		●	●	●
Benchmark e miglioramento dei requisiti atomici			●	●	●
Vista di copertura, evidenze e responsabilità				●	●	●
Acquisizione e organizzazione delle lezioni	●	●	●
Metodo di composizione basato su PM² e lezioni					●	●	●
Composizione assistita della proposta						●	●	●
Griglia valutativa e ciclo di qualità							●	●
Versione di validazione per gli esperti				◆
Primo uso parallelo sui requisiti					◆	◆
Uso parallelo su copertura e composizione							◆	◆

● indica un periodo di attività; ◆ indica una versione o un punto di verifica.

Quando inizierà l'uso parallelo

Il nuovo sistema verrà introdotto gradualmente, senza interrompere il metodo di lavoro attuale.

Fine settimana 8 — versione di validazione

Gli esperti potranno utilizzare l'interfaccia per creare il Golden Dataset, revisionare i passaggi e risolvere i disaccordi. Questa versione serve a validare il metodo e non sostituisce ancora il processo utilizzato per preparare una candidatura.

Settimane 9–10 — prima versione parallela sui requisiti

Se il benchmark supera le soglie concordate, il gruppo potrà usare il nuovo sistema su un Topic reale in parallelo alla lettura attuale dei documenti. Verranno confrontati:

• requisiti individuati con i due metodi;
• tempo impiegato;
• richieste perse o aggiunte;
• correttezza delle citazioni e della scomposizione;
• osservazioni degli esperti.

In questa fase il metodo attuale rimane il riferimento operativo. I risultati del nuovo sistema devono essere controllati e non possono essere utilizzati come unica base per decisioni di candidatura.

Settimane 13–16 — uso parallelo su copertura e composizione

Quando saranno disponibili la vista di copertura e il primo metodo di composizione basato su PM² e sulle lezioni, il gruppo potrà confrontare i due processi anche nella raccolta delle evidenze e nella preparazione delle risposte.

L'avvio dipende dalla disponibilità, entro le prime quattro settimane, delle registrazioni autorizzate, del materiale PM² e di esempi sufficienti.

Passaggio progressivo

Il vecchio processo non verrà dismesso a una data prestabilita. La decisione sarà presa congiuntamente dopo aver verificato che il nuovo sistema:

• superi stabilmente le soglie di qualità;
• non perda requisiti critici;
• mantenga la tracciabilità delle fonti;
• produca un beneficio misurabile sui tempi;
• sia stato utilizzato con esito positivo su casi reali;
• garantisca il trattamento appropriato dei dati riservati.

Anche dopo questo passaggio resteranno obbligatori il controllo degli esperti e l'approvazione finale del gruppo di candidatura.

Risultati attesi per fase

Fase	Risultato da approvare
Inventario	Elenco dei materiali, disponibilità, titolarità e riservatezza
Fase 0	Primo Golden Dataset revisionato dagli esperti
Benchmark	Misura degli errori e soglie concordate per i requisiti atomici
Copertura	Vista condivisa di requisiti, evidenze, lacune e responsabilità
Metodo di composizione	Regole operative ricavate da PM² e dal materiale formativo autorizzato
Proposta assistita	Testo composto mantenendo il collegamento con requisiti ed evidenze
Ciclo di qualità	Griglia, valutazioni motivate e miglioramenti tracciati

Primo punto di controllo

Al termine delle prime due settimane, il gruppo dovrebbe aver confermato:

1. il referente operativo;
2. gli esperti disponibili;
3. i primi Topic biotecnologici;
4. i documenti ufficiali disponibili;
5. le proposte vinte e non finanziate utilizzabili;
6. gli Evaluation Summary Report disponibili;
7. le griglie ufficiali e interne disponibili;
8. criteri, scale di punteggio e soglie applicabili;
9. registrazioni, trascrizioni e materiali PM²;
10. autorizzazioni e livello di riservatezza di ogni insieme di materiali;
11. calendario delle prime sessioni di revisione.