Obiettivi e contributo degli esperti
I due obiettivi del progetto
Il sistema Bandi viene realizzato per perseguire due obiettivi collegati.
Ridurre tempi e lavoro ripetitivo
La preparazione di una proposta richiede di consultare più documenti, ritrovare indicazioni distribuite in sezioni diverse, coordinare contributi provenienti da persone differenti e controllare ripetutamente che nulla sia stato dimenticato.
Il sistema dovrà rendere più rapido questo lavoro organizzando le richieste del bando, collegando le informazioni raccolte e mostrando progressivamente che cosa è già coperto e che cosa manca. Le persone potranno così dedicare più tempo alle decisioni scientifiche, progettuali e strategiche.
Aumentare la qualità della proposta
Una proposta più veloce da preparare non è sufficiente se perde precisione. Il secondo obiettivo è aumentare la qualità della risposta: riconoscere tutti i requisiti applicabili, affrontarli in modo esplicito, sostenerli con evidenze adeguate e verificare il testo secondo i criteri utilizzati dai valutatori.
Il sistema dovrà quindi aiutare il gruppo a produrre una proposta completa, coerente, verificabile e progressivamente migliorata attraverso cicli di revisione.
Dal documento ufficiale al lavoro di candidatura
Per raggiungere entrambi gli obiettivi, il sistema deve prima trasformare i documenti del bando in una struttura di lavoro affidabile:
- individuare le richieste che riguardano il proponente e la proposta;
- distinguere obblighi, condizioni, aspettative di valutazione e informazioni di contesto;
- suddividere le richieste complesse in punti singoli e affrontabili;
- mantenere ogni punto collegato alle parole esatte della fonte ufficiale;
- raccogliere per ciascun punto risposte, dati, documenti ed evidenze;
- controllare la copertura prima di comporre e revisionare la proposta completa.
La qualità delle fasi successive dipende dalla correttezza di questa prima lettura. Se viene introdotta una richiesta inesistente, il gruppo svolgerà lavoro inutile. Se una richiesta reale viene persa o interpretata male, anche la proposta finale resterà incompleta.
Perché è necessario un riferimento preparato dagli esperti
Le sole parole presenti nel testo non permettono sempre di stabilire se una frase sia una richiesta. Una descrizione della filiera può contenere terminologia specialistica senza chiedere nulla alla proposta. Al contrario, una condizione scientifica decisiva può essere formulata indirettamente o dipendere dal contesto.
Prima di affidare al sistema una parte di questo lavoro, è quindi necessario definire su casi reali che cosa rappresenta una lettura corretta. Per ogni passaggio occorre stabilire:
- se contiene una richiesta applicabile;
- quale funzione svolge nel bando;
- quanto è vincolante;
- quali parole della fonte sostengono la decisione;
- come suddividerlo senza perdere condizioni o significato.
Questa valutazione richiede competenza nel settore biotecnologico e conoscenza del modo in cui vengono formulate e valutate le proposte europee.
Il Golden Dataset
L'insieme dei casi valutati e concordati dagli esperti costituisce il Golden Dataset: il riferimento con cui verrà controllata la qualità del sistema.
Il Golden Dataset permette di misurare se il sistema:
- trova le richieste reali senza perderne di importanti;
- evita di trasformare il contesto in requisiti inesistenti;
- assegna una categoria appropriata;
- suddivide correttamente le richieste complesse;
- conserva il collegamento con il documento ufficiale.
Non è quindi un'attività separata dal progetto. È la condizione necessaria per automatizzare parte del lavoro senza ridurre la qualità e per dimostrare, con risultati verificabili, quando il sistema è pronto per essere utilizzato nelle fasi successive.
Il contributo richiesto agli esperti
Gli esperti trasformano il proprio criterio di lettura in un riferimento condiviso e controllabile. Il loro compito consiste nel:
- esaminare passaggi tratti da Topic biotecnologici reali;
- prendere una decisione indipendente;
- motivarla usando il testo ufficiale;
- descrivere in forma chiara le richieste riconosciute;
- confrontare e risolvere i casi interpretati in modo diverso;
- verificare che le regole rimangano coerenti tra Topic differenti.
Gli esperti non devono conoscere come è costruito il software né scrivere istruzioni informatiche. Devono applicare e rendere esplicito il giudizio che userebbero nella lettura critica di un bando e nella preparazione di una proposta.
Il sistema organizza e propone. Agli esperti compete definire il risultato corretto nei casi di riferimento e valutare le situazioni ambigue.