Rendicontazione
A cosa serve
Il modulo Rendicontazione ti permette di pianificare e monitorare il lavoro del personale sui progetti aziendali, confrontando in ogni momento quanto era stato previsto con quanto è stato effettivamente svolto.
Il flusso di lavoro si articola in tre momenti principali:
- Forecast — prima dell'avvio del progetto (o all'inizio di ogni periodo), definisci quante ore ciascun dipendente dovrebbe dedicare al progetto, tenendo conto del budget di personale disponibile e del costo orario di ogni risorsa.
- Consuntivo — nel corso del progetto, le ore effettivamente lavorate vengono registrate e confrontate con il forecast, permettendoti di rilevare scostamenti e prendere decisioni correttive.
- Reportistica — a fine mese, il sistema genera report per dipendente che mostrano i progetti su cui hanno lavorato, le ore allocate e quelle consuntivate.
A chi è rivolto
Il modulo è pensato per chi ha responsabilità di gestione delle risorse umane su progetti con budget definiti:
- Project manager che devono pianificare e monitorare l'allocazione del personale
- Responsabili amministrativi che gestiscono i budget di progetto e verificano la sostenibilità economica delle risorse assegnate
- HR e controller che producono la reportistica mensile verso clienti, enti finanziatori o direzione
Non è richiesta competenza tecnica: l'interfaccia guida l'utente attraverso la configurazione del progetto, l'associazione delle risorse e la lettura dei report.
Cosa produce
| Output | Descrizione |
|---|---|
| Piano di forecast | Distribuzione delle ore previste per dipendente e per periodo, valorizzata al costo unitario |
| Consuntivo di progetto | Ore effettive lavorate, aggregate per dipendente e confrontate con il forecast |
| Report mensile per dipendente | Documento esportabile con i progetti lavorati nel mese, le ore allocate e quelle consuntivate |
| Analisi scostamento | Evidenza degli scostamenti tra forecast e consuntivo, sia in ore che in valore economico |
Guardrail — cosa il modulo non fa
Per usare il modulo correttamente è utile sapere cosa rimane al di fuori del suo perimetro:
- Non sostituisce un sistema di timesheets: le ore consuntivate devono essere inserite dall'utente o importate; il modulo non raccoglie automaticamente presenze o accessi
- Non gestisce la contabilità: i valori economici sono indicativi per il controllo del budget; i dati ufficiali di costo del personale rimangono nel sistema contabile aziendale
- Non approva note spese o straordinari: il modulo traccia le ore di progetto, non le voci extra-retributive
- Non invia automaticamente report ai clienti: i report vengono generati ed esportati dall'utente, che decide come e quando distribuirli
Concetti chiave
Budget di personale
Il budget assegnato a un progetto per la voce "personale". È espresso in valore economico (€) e rappresenta il tetto massimo di spesa per le risorse umane del progetto.
Costo dipendente
Il costo orario (o giornaliero) di ciascun dipendente, utilizzato per valorizzare le ore di forecast e consuntivo in termini economici. Il costo è configurato a livello di risorsa e può variare tra progetti diversi.
Forecast
La pianificazione preventiva delle ore di lavoro. Risponde alla domanda: "Quante ore prevedo che questa persona lavori su questo progetto in questo periodo?"
Consuntivo
La registrazione delle ore effettivamente lavorate. Risponde alla domanda: "Quante ore ha lavorato realmente questa persona su questo progetto?"
Scostamento
La differenza tra forecast e consuntivo, espressa in ore e in valore economico. Uno scostamento positivo indica che sono state lavorate più ore del previsto (rischio di sforamento budget); uno negativo indica un sottoutilizzo delle risorse pianificate.
Come iniziare
Per cominciare a lavorare con il modulo Rendicontazione:
- Crea o seleziona un progetto e verifica che abbia un budget di personale assegnato
- Associa i dipendenti al progetto e configura il loro costo orario
- Inserisci il forecast definendo le ore previste per ciascuna risorsa nel periodo
- Registra il consuntivo man mano che le ore vengono lavorate
- Esporta il report mensile a fine periodo
Nota: le sezioni collegate sono in fase di redazione e saranno disponibili a breve.